Thủ tục check in check out khách sạn như thế nào?

Thủ tục check in check out khách sạn là bước quan trọng đánh dấu sự bắt đầu và kết thúc của hành trình lưu trú của bạn. Quá trình này không chỉ đơn thuần là việc nhận và trả phòng, mà còn là cơ hội để trải nghiệm sự chuyên nghiệp và tiện ích mà khách sạn mang đến.

Bài viết dưới đây của Du-lich-da-lat Com sẽ đi sâu vào các bước cần thiết và mọi điều cần biết về thủ tục check-in và check-out tại các điểm lưu trú, từ quy trình thông thường đến các điểm nổi bật và lưu ý cần nhớ để có trải nghiệm lưu trú tốt nhất.

1. Phân biệt thủ tục check in và check out

Việc phân biệt giữa quy trình check-in và check-out là điểm cơ bản nhưng quan trọng để du khách có thể chuẩn bị và hiểu rõ về từng giai đoạn trong quá trình lưu trú tại khách sạn.

1.1. Check in là gì?

Check-in là quá trình quan trọng trong việc đăng ký và xác nhận thông tin để khách có thể lưu trú tại khách sạn. Thường được thực hiện tại quầy lễ tân của khách sạn, quy trình này không hoàn toàn giống nhau ở mọi địa điểm và có thể được điều chỉnh để phù hợp với từng loại khách hàng khác nhau.

Thông qua việc check-in, khách sạn thu thập thông tin cần thiết, cung cấp thẻ phòng và thông tin về tiện ích, đồng thời đảm bảo khách có một trải nghiệm lưu trú thuận lợi và thoải mái.

Có nhiều hình thức check-in phổ biến mà khách sạn cung cấp:

• Front Desk Check-In: Đây là dịch vụ nhận phòng thông qua quầy lễ tân. Thường là lựa chọn phổ biến nhất, khi khách đến khách sạn, họ sẽ đến quầy lễ tân để thực hiện check-in.
• Club Lounge Check-In: Dành cho khách hàng doanh nhân, khách sạn cung cấp dịch vụ check-in tại khu vực Club Lounge. Khách được dẫn trực tiếp lên đó để thực hiện thủ tục check-in và thường được phục vụ đồ uống hoặc đồ ăn nhẹ.
• In-Room Check-In: Dành cho những khách hàng đặt dịch vụ xe đưa đón từ sân bay. Khi đến, họ được dẫn trực tiếp lên phòng để thực hiện thủ tục nhận phòng.
• Express Check-In: Đây là dịch vụ nhận phòng nhanh chóng thường dành cho khách hàng thường xuyên lưu trú tại khách sạn. Khách quen sẽ được mời điền vào mẫu form để sử dụng dịch vụ này, thông tin quan trọng cần điền thường là thông tin thẻ tín dụng.
• Member Check-In: Dành cho khách hàng trung thành hoặc là thành viên của hệ thống khách sạn.
• Mobile Check-In: Là dịch vụ nhận phòng thông qua điện thoại di động. Khách sạn cung cấp ứng dụng này để khách hàng có thể tương tác trực tiếp với đại diện của khách sạn. Khi sử dụng dịch vụ này, khách chỉ cần đến quầy để nhận chìa khóa.

1.2. Check out là gì?

Check out là quá trình quan trọng khi khách hàng thanh toán, xác nhận và trả phòng trước khi rời khách sạn. Thủ tục này do nhân viên lễ tân thực hiện và cần được thực hiện đúng đắn để không chỉ duy trì doanh thu mà còn xây dựng uy tín cho khách sạn.

2. Thủ tục check in check out khách sạn

Sau khi hiểu rõ về khái niệm của check in và check out, chúng ta sẽ tiếp tục khám phá quy trình thực hiện hai bước quan trọng này khi lưu trú tại khách sạn.

2.1. Thủ tục check in tại khách sạn

Quy trình thực hiện check in tại các khách sạn cơ bản như sau:

2.1.1. Thủ tục check in cho khách lẻ

Quy trình check-in cho khách lẻ tại khách sạn thường diễn ra qua các bước như sau:

• Chào đón và Tiếp nhận thông tin: Nhân viên lễ tân chào đón khách và thu thập thông tin cần thiết.
• Xác định đặt phòng và Sắp xếp phòng: Kiểm tra thông tin đặt phòng trước đó (nếu có) và sắp xếp phòng phù hợp với yêu cầu và tình trạng hiện tại.
• Thông báo và Chuẩn bị phòng: Liên hệ với bộ phận liên quan để chuẩn bị phòng, xác nhận tình trạng phòng.
• Xác nhận thông tin về đặt phòng: Cung cấp thông tin về giá cả, loại phòng, thời gian lưu trú, phương thức thanh toán, dịch vụ đi kèm, chương trình khuyến mãi.
• Thu thập thông tin cá nhân và Ký xác nhận: Thu thập thông tin cá nhân, giấy tờ cần thiết và yêu cầu khách hàng ký xác nhận đặt phòng.
• Cung cấp thông tin du lịch: Giới thiệu về tour du lịch, địa điểm tham quan và giá vé nếu khách yêu cầu.
• Hỏi về yêu cầu đặc biệt: Tìm hiểu xem khách có yêu cầu gì đặc biệt không.
• Giao chìa khóa phòng: Trao chìa khóa phòng cho khách và hướng dẫn họ lên phòng.
• Chúc khách có kỳ nghỉ vui vẻ: Chào tạm biệt và thông báo cho bộ phận hành lý để hỗ trợ khách khi lên phòng.
• Hoàn tất cập nhật hồ sơ: Đảm bảo thông tin của khách được cập nhật đầy đủ và chính xác vào hệ thống của khách sạn.

2.1.2. Thủ tục check in cho khách đoàn

Quy trình check-in cho khách đoàn (GIT – Group Inclusive Tour) tại khách sạn thường được thực hiện qua loạt bước cụ thể để đảm bảo sự chuyên nghiệp và tiện lợi:

• Chào đón và Xác nhận chi tiết đặt buồng: Chào đón khách và xác nhận thông tin đặt buồng của đoàn, đảm bảo số lượng buồng và thông tin đặt buồng chính xác.
• Lập hồ sơ đăng ký và Chuẩn bị phòng: Lập hồ sơ đăng ký, xác nhận lại thông tin với đại diện/trưởng đoàn và chuẩn bị phòng theo yêu cầu đặc biệt của đoàn.
• Thu thập thông tin cá nhân và Thanh toán: Thu thập thông tin cá nhân, xin giấy tờ tùy thân và thực hiện thủ tục thanh toán.
• Giao chìa khóa và Giới thiệu dịch vụ: Giao chìa khóa phòng, giới thiệu các dịch vụ miễn phí và bổ sung, cũng như tư vấn về các hoạt động giải trí có sẵn.
• Liên lạc với bộ phận buồng và Hoàn thiện hồ sơ: Liên lạc với bộ phận buồng để hướng dẫn khách lên phòng, điền đầy đủ thông tin còn thiếu vào hồ sơ và khai báo tạm trú.
• Cập nhật thông tin và Đóng dấu thời gian đăng ký: Cập nhật thông tin vào hệ thống, mở hóa đơn cho khách, đổi tình trạng buồng nếu cần, và hoàn tất thủ tục đăng ký cho đoàn lưu trú.

Quy trình này đảm bảo mọi chi tiết được chăm sóc kỹ lưỡng để khách đoàn có một trải nghiệm lưu trú thuận lợi và đáng nhớ tại khách sạn.

2.1.3. Các tình huống thường gặp khi làm thủ tục check in cho khách

Trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký cho khách lưu trú, nhân viên lễ tân thường phải đối mặt với những tình huống sau:

• Khách đến nhận phòng nhưng không mang theo hành lý.
• Khách đến đăng ký nhận phòng trước giờ quy định (ví dụ: trước 14:00 hàng ngày) của khách sạn.
• Trường hợp khách lẻ đặt phòng nhưng không thực hiện đảm bảo, dẫn đến việc họ đến nhận phòng muộn, khiến phòng đã được bán cho khách khác.
• Khách đặt phòng qua công ty du lịch đến nhận phòng và phàn nàn về kích thước phòng khách sạn hoặc vấn đề giao thông không thuận tiện.
• Khách thông báo đã đặt phòng nhưng tên của họ không xuất hiện trong danh sách khách dự kiến đến.

2.1.4. Một vài lưu ý lễ tân cần biết khi thực hiện thủ tục check in

Dưới đây là một số điểm lưu ý quan trọng mà nhân viên lễ tân cần chú ý khi tương tác với khách trong quá trình check-in:

• Hiểu rõ về đặc điểm tâm lý của từng loại khách và từng quốc gia, áp dụng cách ứng xử phù hợp với văn hóa và mong muốn của khách hàng.
• Luôn chú ý đến trang phục, giữ cho ngoại hình gọn gàng, sạch sẽ và chuyên nghiệp.
• Tích cực chào đón khách, có cử chỉ nhã nhặn, lịch sự và luôn giữ nụ cười thân thiện.
• Đối xử công bằng và tôn trọng với tất cả các loại khách hàng, không phân biệt đối xử.
• Sử dụng tên của khách hàng kèm theo đại từ xưng hô thích hợp trong quá trình giao tiếp.
• Thể hiện sự nhiệt tình và lòng chân thành trong việc hỗ trợ và giúp đỡ khách hàng.
• Nếu làm khách hàng phải chờ đợi lâu, luôn lịch sự xin lỗi và giải thích tình huống.
• Tránh mọi hành vi cáu kỉnh, tranh cãi hoặc thái độ không chuyên nghiệp khi giao tiếp với khách hàng.

2.2. Thủ tục check out tại khách sạn

Quy trình trả phòng tại khách sạn cụ thể như sau:

2.2.1. Thủ tục check out cho khách lẻ

Quy trình thanh toán (check-out) cho khách lẻ tại khách sạn thường bao gồm các bước sau:

• Chào hỏi và hỏi ý kiến từ khách về trải nghiệm lưu trú tại khách sạn.
• Xác nhận số phòng và yêu cầu bộ phận buồng phòng kiểm tra tình trạng phòng cùng với minibar.
• Kiểm tra trên hệ thống xem khách đã mượn/ sử dụng dịch vụ hay đồ của khách sạn, đề nghị khách trả lại nếu còn thiếu hoặc chưa thanh toán.
• Xác nhận lại với khách về việc sử dụng các dịch vụ trả phí và thông tin được ghi trong hệ thống.
• Nhận thông báo từ bộ phận buồng về tình trạng phòng và các đồ uống sử dụng từ minibar, xác nhận lại với khách.
• Lập hóa đơn thanh toán và chuyển cho khách kiểm tra lại số tiền phải thanh toán cuối cùng.
• Thông báo số tiền cần thanh toán cho khách và thực hiện thủ tục thanh toán theo yêu cầu của khách (công ty thanh toán, voucher hoặc thanh toán trực tiếp).
• Trả lại chìa khóa phòng và các giấy tờ tùy thân, đồ cá nhân mà khách đã gửi/ để lại.
• Cung cấp cho khách phiếu Check-out card để chuyển cho nhân viên hành lý vận chuyển hành lý ra xe.
• Hỗ trợ khách về thông tin về phương tiện di chuyển nếu khách cần.
• Chào tạm biệt khách, chúc khách một chuyến đi vui vẻ và hẹn gặp lại.

2.2.2. Thủ tục check out cho khách đoàn

Quy trình thanh toán (check-out) cho khách đoàn tại khách sạn thường bao gồm các bước sau:

• Chuẩn bị sẵn danh sách khách đoàn để sắp xếp việc thanh toán.
• Chào đón khách và xác nhận cách thức thanh toán của đoàn, có thể là thanh toán chung cho cả đoàn hoặc riêng từng phòng.
• Thông báo với bộ phận buồng phòng để kiểm tra tình trạng các phòng trong đoàn.
• Xác nhận các dịch vụ mà khách đoàn đã sử dụng trong quá trình lưu trú.
• Lập hóa đơn thanh toán dựa trên thông tin xác nhận từ đoàn hoặc trưởng đoàn.
• Yêu cầu trưởng đoàn hoặc đại diện từng phòng kiểm tra lại hóa đơn để đảm bảo tính chính xác.
• Thực hiện việc thanh toán theo yêu cầu của đoàn: nếu hóa đơn đã thanh toán xong, trả lại cho đoàn. Nếu công ty thanh toán, yêu cầu đoàn ký xác nhận và lưu lại để thực hiện thanh toán với công ty.
• Trả lại chìa khóa phòng và các giấy tờ tùy thân, đồ cá nhân mà đoàn đã gửi/ để lại.
• Thu thập ý kiến của đoàn về dịch vụ khách sạn để cải thiện chất lượng phục vụ.
• Cung cấp cho đoàn Check-out card để nhân viên hành lý vận chuyển hành lý ra xe cho đoàn.
• Hỗ trợ đoàn về thông tin phương tiện di chuyển nếu có nhu cầu.
• Chào tạm biệt và chúc đoàn một chuyến đi an lành, hẹn gặp lại.

2.2.3. Express Check-out là gì?

Express Check-out là tiện ích cho phép khách hàng thanh toán và trả phòng một cách nhanh chóng tại khách sạn. Đây là một dịch vụ tiện lợi giúp khách có thể hoàn tất việc thanh toán và trả phòng mà không cần phải đến quầy lễ tân. Để biết thêm thông tin chi tiết về quy trình thực hiện Express Check-out, bạn có thể xem trong bài viết được liên kết tại đây.

2.2.4. Các tình huống thường gặp khi làm thủ tục check out cho khách

Trong quá trình thực hiện thủ tục thanh toán check-out, có một số tình huống thường gặp mà nhân viên lễ tân phải đối mặt:

• Khách phàn nàn về sự nhầm lẫn trong hóa đơn, từ đó từ chối thanh toán.
• Khách không thể thực hiện thanh toán do đã làm mất ví tiền hoặc không có phương tiện thanh toán.
• Khách sử dụng tiền giả hoặc thẻ tín dụng giả để thanh toán.
• Khách sử dụng séc du lịch, nhưng séc này không có chữ ký hợp lệ hoặc có thông tin không chính xác.

2.2.5. Những việc lễ tân cần làm sau khi khách check out

Sau khi khách trả phòng và rời khách sạn, nhân viên lễ tân tiến hành một loạt các thủ tục để hoàn tất quy trình phục vụ khách lưu trú:

• Cập nhật trạng thái phòng trên hệ thống: Chuyển trạng thái của phòng mà khách đã thanh toán từ “đang sử dụng” sang “phòng trống cần dọn dẹp”.
• Tổng hợp thông tin từ hồ sơ của khách: Đảm bảo rằng các thông tin cá nhân, sở thích, và các yêu cầu đặc biệt khác của khách được cập nhật đầy đủ và chính xác.
• Chuyển hồ sơ thanh toán cho bộ phận kế toán: Nếu khách đã thanh toán, lễ tân cần chuyển các hóa đơn, hồ sơ thanh toán và tất cả các thông tin liên quan cho bộ phận kế toán để hoàn tất quy trình thanh toán. Nếu khách chưa thanh toán, nhân viên lễ tân phải chuyển toàn bộ hồ sơ liên quan để bộ phận kế toán tiếp tục xử lý.

3. Giờ check in check out tại các khách sạn

Giờ check-in và check-out tại các khách sạn hiện nay thường được quy định cụ thể. Thông thường, thời gian check-in bắt đầu từ 14 giờ chiều, trong khi thời gian check-out không quá 12 giờ trưa. Điều này có nghĩa rằng một ngày lưu trú của khách sạn thường được tính từ 14 giờ chiều ngày hôm đó đến 12 giờ trưa ngày tiếp theo. (Tuy nhiên, có một số khách sạn có thể có sự thay đổi nhỏ về khung giờ này).

3.1. Khi khách check in sớm

Khi khách hàng check-in sớm, các chính sách phòng sẵn có thể áp dụng:

• Từ 5:00 – 9:00: Thường sẽ tính thêm 50% giá phòng.
• Từ 9:00 – 14:00: Thường sẽ tính thêm 30% giá phòng.

Tuy nhiên, một số khách sạn có thể có sẵn phòng trống và sẽ cho phép khách check-in sớm mà không tính thêm chi phí.

3.2. Khi khách check out trễ

Đối với trường hợp check-out trễ:

• Từ sau 12:00 – 15:00: Thường sẽ tính thêm 30% giá phòng.
• Từ 15:00 – 18:00: Thường sẽ tính thêm 50% giá phòng.
• Sau 18:00: Thường sẽ tính thêm 100% giá phòng.

Là nhân viên lễ tân tại khách sạn, kiến thức không chỉ dừng lại ở việc hiểu rõ về check-in và check-out. Bạn còn cần thành thạo trong việc thực hiện thủ tục check in check out khách sạn. Hy vọng bài viết của Du-lich-da-lat Com đã mang đến cho bạn những thông tin thực sự hữu ích trong công việc hàng ngày.

du-lich-da-lat.com Tháng Tư 26, 2024